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Schluss mit dem Dokumentenchaos - wichtige Aufbewahrungsfristen
13.02.2020 / dpa

Berlin (dpa/tmn) - Kontoauszüge, Vertragsunterlagen, Rechnungen - im Laufe der Zeit kann sich zuhause eine Menge Papier ansammeln. Was davon kann weg und was sollte man besser aufheben?

Viele Ansprüche verjähren nach drei Jahren

Viele Unterlagen kann man nach drei Jahren mit gutem Gewissen entsorgen. Denn dann verjähren Ansprüche regelmäßig, erklärt die Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz. Gerechnet wird ab dem Ende des Kalenderjahres. So können Handwerker etwa die Zahlung für eine Rechnung aus dem Jahr 2017 ohne weiteres bis zum 31. Dezember 2020 geltend machen. Rechnungen sollten bis zum Ende dieser Verjährungsfrist aufbewahrt werden.

Wer Kontoauszüge drei Jahre lang aufhebt, kann zudem nachweisen, dass Rechnungen rechtzeitig gezahlt wurden. Viele Kassenbons kann man dagegen schnell entsorgen. Ausnahmen: Was Sie bei der Steuer ansetzen wollen, müssen Sie aufheben. Zum Beispiel als Freiberufler müssen Sie Belege zehn Jahre lang vorlegen können.

Faustregel: Alles, was noch nicht abgeschlossen ist, sollte man aufheben

Also etwa Versicherungsunterlagen oder den Mietvertrag, solange es noch gegenseitige Forderungen geben kann. Normalerweise ist zum Beispiel die Nebenkostenabrechnung für das laufende Jahr noch offen. Damit die Unterlagensammlung daheim trotzdem nicht über den Kopf wächst, sollten Sie regelmäßig die Unterlagen durchgehen. 

Welche Dokumente sie wann getrost entsorgen können und was sie aufbewahren sollten: 

 

Bankunterlagen
Verbraucher können mit Kontoauszügen nachweisen, dass sie Rechnungen bezahlt haben. Sie sollten diese unbedingt eine Weile aufheben. Eine einheitliche Frist dazu gibt es nicht. «Grobe Orientierung bietet die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren, die für einen großen Teil von Ansprüchen aus Alltagsgeschäften gilt», erklärt Sylvie Ernoult vom Bundesverband Deutscher Banken. Diese beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Frisch vermählte Paare sollten allerdings den Kontoauszug von dem Monat ihrer Eheschließung noch länger aufheben, rät Renate Daum von der Zeitschrift Finanztest. «Bei einer Scheidung muss in der Regel das Vermögen jedes Partners zum Zeitpunkt der Heirat festgestellt werden. Wer seinen Kontostand nachweisen kann, hat es leichter.»

Steuerangelegenheiten
Einen Monat haben Steuerpflichtige Zeit, um gegen ihren Steuerbescheid Widerspruch einzulegen. Danach ist der Bescheid gültig. «Belege und Unterlagen können Verbraucher nach Bestandskraft des Bescheides theoretisch aussortieren. Hier gibt es aber eine wichtige Ausnahme: Spendenbescheinigungen müssen ein Jahr lang aufbewahrt werden», erklärt Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler. Den Bescheid sollten Steuerzahler unbedingt langfristig aufbewahren. Das Finanzamt kann ihn unter Umständen noch zehn Jahre prüfen.

Versicherungsunterlagen
Solange der Vertrag besteht, sollte man den Versicherungsschein sowie alle Schreiben des Versicherers aufbewahren. Den Schein benötigen Kunden oft, um Leistungen zu beantragen - etwa bei der Lebensversicherung, erklärt Mathias Zunk vom Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft.

Rechnungen
Kassenbons können als Nachweis für die gesetzliche Gewährleistung dienen. Zudem benötigen Verbraucher die Quittungen, wenn sie der Hausratversicherung einen Schaden melden wollen. Es lohnt sich, zumindest Bons teurer Anschaffungen aufzuheben. Die Belege sind manchmal auf Thermopapier gedruckt, das nach einiger Zeit verblasst. Dann sollten Verbraucher sie kopieren.

Mieten und Wohnen
Mieter können den Vertrag der alten Wohnung getrost entsorgen. Gerhards ergänzt: «Auch Protokolle der Wohnungsübernahme und Nebenkostenrechnungen können weg, sobald der Vermieter alle Abrechnungen fertig und die Kaution zurückgezahlt hat.»

Beruf
Alte Arbeitsverträge können in der Regel weg - es sei den, nur dort steht der Nachweis, dass man eine betriebliche Altersvorsorge abgeschlossen hat. «Der Ausbildungsvertrag kann aber im Zweifel sinnvoll sein, um später beim Rentenantrag die Höhe des Bruttolohns nachzuweisen», erklärt Daum. Sehr wichtig sind Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung. Die braucht ein Arbeitnehmer etwa, um sein Rentenkonto zu klären - also wie lange er in die Rentenversicherung eingezahlt hat. Davon hängt die Höhe der Rente ab.

Unbedingt aufheben: Heirats- und Sterbeurkunden
Manche Dokumente begleiten einen sehr lange. Zum Beispiel die Geburtsurkunde, das Stammbuch, Heirats- und Scheidungsurkunden sowie die Sterbeurkunden von Verwandten.

Ein Testament, ein Erbschein oder eine Vollmacht gehören zu den Dokumenten, die unbedingt im Original vorliegen müssen. Ein Testament in Kopie wäre nicht gültig.

Heiratsurkunden und Geburtsurkunden sollten auch im wichtigen Ordner landen. Vorsorglich auch die von verstorbenen Eltern. Die Unterlagen kann man aber beim Standesamt erneut besorgen.

Von wichtigen Dokumenten sollte man eine Kopie machen. Kommen die Originale weg, können Betroffene sie so zumindest leichter wiederbeschaffen.

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